Автоматизація франчайзі фірми 1С

Місія нашої компанії - ми перетворюємо захоплення, знання, досвід і сучасні IT-технології в ефективність роботи підприємств.


ПП "Фірма "Модуль" була створена в 2005 році. Чисельність працівників 5 чоловік. З клієнтами в основному працювали по договору підтримки на фіксовану суму (абонентна плата). Облік вели в 1С7.7: Бухгалтерія. Допрацювали модуль контролю абонентських договорів і автоматичної виписки актів виконаних робіт клієнтам раз в місяць на фіксовану суму. Облік завдань вели за допомогою MS Outlook.

Коли співробітників стало більше 10, з'явилися проблеми з контролем індивідуальної зайнятості персоналу. У 2007 перейшли на "1С8: Управління торгівлею", а з 2008 на "1С8: Управління торговим підприємством для України" і допрацювали модуль з обліку часу, витраченого на виконання робіт. Все було побудовано на підставі одного довідника, для зручної форми роботи з ним і фільтрами за реквізитами цього довідника. З допомогою цього модуля ми контролювали кількість витрачених годин на клієнта в місяць. Перевели більшу частину наших клієнтів на погодинну оплату. Застосовували його і для розрахунку заробітної плати.

У 2008 році для реєстрації звернень від клієнта впровадили у себе 1С-Бітрікс, модуль Техпідтрика.

У 2010 році штат співробітників був менше 20 осіб. Ми почали на нашому підприємстві розробляти бізнес процеси, автоматизовувати їх та впроваджувати. До 2015 року, за допомогою більш ніж 40 бізнес процесів, ми автоматизували практично всі процеси нашого підприємства. Можна сказати, що кожен співробітник отримував список завдань на день і в рамках цього списку працював. За виконані завдання нараховувалася заробітна плата, за прострочені - штраф. Рахунки генерувалися автоматично. За допомогою СМС нагадували клієнтам про неповернені документи та прострочені заборгованості. Вели облік відхилень присутності працівників на робочому місці, СКУД синхронізували з 1С листами відвідування, лікарняними, відпустками. На підтримку всієї цієї системи нам довелося виділити одного програміста.

У 2015 році зацікавилися Agile – ом. Впровадили відділ Servise Desk. Відділ впроваджень та розробок розділили на команди по 4-6 людей. Впровадили корпоративний портал Бітрікс. Знову переглянули можливості програмних продуктів 1С:ITIL, Redmind, Jira та прийняли рішення на підставі "1С8.3: БСП" розробити свою конфігурацію. Порівняно з попередньою версією, програму сильно спростили. З бізнес процесів залишили тільки «Прийняття на роботу», «Контроль непідписаних документів у клієнта», «Контроль протермінованих оплат». Обслуговування програми практично не потрібно.

Сьогодні в нашій компанії 34 людини. З досвіду впровадження постараюся описати які механізми на наш погляд необхідні для автоматизації фірми франчайзі 1С:

  1. Панель Helpdesk для реєстрації звернень від клієнта. Ми використовуємо модуль «Техпідтримка» від Бітрікс. Не вистачає розподілу завдань за проектами (за договорами).
  2. Dashboard для роботи команд в SCRUM, а також для роботи Сервіс Деска, ми реалізували в 1С.
  3. Модуль з обліку витраченого часу, який реалізували в 1С. Для аналізу ефективності роботи був створений зручний модуль відліку часу для виконання завдань.
  4. Модуль для роботи адміністративного апарату (адміністрація, бухгалтерія, техпрацівники). Нагадування для виконання періодичних завдань, звіти про виконану роботу, постановку, відстеження і виконання внутрішніх завдань підприємства, організація нарад, заходів. Ми використовуємо портал Бітрікс.
  5. Модуль для обліку проектів, договорів. Для фіксації домовленостей з клієнтом за переліком видів робіт, ціною, відповідальної команди, доопрацювали механізм в 1С.
  6. Модуль з виставлення рахунків для контрагента. Необхідний механізм, який автоматично буде формувати рахунки клієнтам за фіксованих умов договору. Рахунки повинні імпортуватися в бухгалтерську систему. Ми реалізовували в 1С.
  7. Облік відпусток. Ми використовуємо портал Бітрікса.
  8. Облік присутності співробітника в офісі. Синхронізуємо систему СКУД з 1С.
  9. Соцмережа для внутрішнього спілкування. Обговорення складних завдань, цікавих статей, книг, організація заходів, підготовка проектів, спільні фотографії, групи для спілкування за проектами, за інтересами. Активно використовуємо портал Бітрікс.
  10. Соцмережа для роботи з клієнтами. Дуже корисна при впровадженні. Для спільного обговорення проблем і завдань клієнта. Встановлення термінів, організація нарад, зберігання та передача відео уроків, інструкцій та інших файлів. Використовуємо портал Бітрікс.
  11. Модуль "База знань". Деякі команди працівників використовують  цю базу у нас дуже активно, але є команди, які нею практично не користуються. Наприклад, для регламентних робіт вказую посилання на статтю в "Базі знань". Ця база у нас в 1С.
  12. Модуль спільної роботи з файлами. Використовуємо на даний час портал Бітрікс.
  13. Модуль для формування Балансу, БДДС, БДЗ. Баланс і ДДС ведемо в цілому по організації. Доходи і витрати ділимо по командам. Допрацювали модуль в 1С:УТП.
  14. Модуль з обліку внутрішніх взаєморозрахунків. Оскільки доходи і витрати ведемо в розрізі команд, то доопрацьовували модуль з обліку надання послуг в межах підприємства (наприклад, допомога однієї команди іншій при впровадженні проекту у клієнта).
  15. Модуль контролю бухгалтерських документів, які не повернув контрагент. БЖ в 1С:УТП.
  16. Модуль контролю протермінованої дебіторської заборгованості, з автоматичним повідомленням клієнта. БЖ в 1С:УТП.
  17. Механізм з контролю договорів (підписання, закінчення термінів).
  18. Робоче місце співробітника з ключовими показниками роботи. У кожної команди можуть бути свої показники.
  19. Робоче місце координатора команд з ключовими показниками роботи.
  20. Робоче місце керівника з KPI.
  21. Зручний також мобільний додаток для відстеження показників, для роботи із завданнями, для спілкування із співробітниками та клієнтами. Використовуємо 1С і портал Бітрікс.


Повернутися до списку